Onlinebanking: Aufbewahrung und Archivierung eines elektronischen Kontoauszugs

Unternehmer mit Gewinneinkünften (Gewerbebetriebe, Land- und Forstwirte und Selbständige) nutzen verstärkt das sog. Onlinebanking-Verfahren und wollen gleichzeitig auf die Aufbewahrung der Kontoauszüge in Papierform verzichten. Da für sie Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten gelten, weist die Finanzverwaltung auf Folgendes hin:

Der am Onlinebanking-Verfahren teilnehmende Bankkunde erhält vom Kreditinstitut einen Kontoauszug in digitaler Form übermittelt. Mit dem Ausdruck dieses elektronischen Kontoauszugs genügt der Buchführungspflichtige nicht den Aufbewahrungspflichten, da es sich beim elektronisch übermittelten Auszug um das originär digitale Dokument handelt.

Für die steuerliche Anerkennung des elektronischen Kontoauszugs muss diese Datei auf einem maschinell auswertbaren Datenträger archiviert werden. Es gelten hierfür sowohl die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung als auch die Grundsätze DV-gestützter Buchführungssysteme. Letztere setzen u. a. voraus, dass die übermittelten Daten vor dem Weiterverarbeiten im System des Kunden, vor dem Speichern oder bei einem späteren Ausdruck nicht verändert werden können. Die Übermittlung und Speicherung lediglich einer Datei im pdf-Format genügt diesen Grundsätzen nicht, da bei diesem Dateiformat eine leichte und nicht mehr nachvollziehbare Änderung möglich wäre.

Kreditinstitute bieten häufig weitere Alternativen zur Aufbewahrung an, mit deren Hilfe die genannten Grundsätze eingehalten werden können. Dies sind z. B. die Übermittlung und Speicherung eines digital signierten elektronischen Kontoauszugs, die Vorhaltung des Auszugs beim Kreditinstitut und die jederzeitige Zugriffsmöglichkeit während der Aufbewahrungsfrist oder die Übersendung und Aufbewahrung sog. Monatssammelkontoauszüge in Papierform. Diese Möglichkeiten sieht die Finanzverwaltung als akzeptabel an.

Hinweis: Im Privatkundenbereich (Steuerzahler ohne Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten nach der Abgabenordnung) besteht in der Regel keine Aufbewahrungspflicht für Kontoauszüge. Dennoch sollten private Belege als Beweismittel auch für das Besteuerungsverfahren aufbewahrt werden.