Gestellung von Mahlzeiten bei Fortbildungen

Gewährt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei einer Auswärtstätigkeit (z.B. bei einer Fortbildungsveranstaltung) ein kostenloses Essen, kann dazu lohnsteuerlich entweder nach einem kürzlich ergangenen Urteil des Bundesfinanzhofs verfahren werden oder nach der bisherigen Praxis gemäß den Lohnsteuerrichtlinien. Die Finanzverwaltung gesteht ein Wahlrecht zu. Behandlung nach dem Urteil des Bundesfinanzhofs: Die Mahlzeit ist mit dem tatsächlichen Wert (Wert incl. MwSt) anzusetzen, nicht mit dem Sachbezugswert. Der Wert des Essens kann wie eine Barzahlung als Verpflegungsmehraufwand ganz oder teilweise steuerfrei sein. Soweit der verbleibende Betrag höchstens 44 € beträgt, kann er steuerfrei sein, wenn die monatliche 44 €-Freigrenze, die für bestimmte Sachbezüge gilt, nicht bereits zusammen mit anderen Sachbezügen überschritten ist.

Beispiel 1): Anlässlich einer eintägigen Fortbildungsveranstaltung stellt der Arbeitgeber ein Essen im Wert von 14 € zur Verfügung. Die Abwesenheitsdauer des Arbeitnehmers beträgt 10 Stunden.

Lösung: Es liegt ein Sachbezug im Wert von 14 € vor. Die Verpflegungspauschale beträgt 6 €, weshalb nur die verbleibenden 8 € steuerpflichtig sind (14 € ./. 6 €). Diese 8 € sind ebenfalls steuerfrei, wenn die monatliche 44 €-Freigrenze nicht bereits wegen anderer Sachbezüge überschritten ist. Der Arbeitnehmer kann keine Verpflegungspauschale als Werbungskosten absetzen, da diese Pauschale bereits ausgenutzt ist.

Zahlt der Arbeitgeber zusätzlich einen Zuschuss zu den Verpflegungskosten, ist dieser vorab mit der jeweiligen steuerfreien Verpflegungspauschale zu verrechnen. Für das Essen steht nur der noch nicht ausgeschöpfte Teil der Pauschale zur Verfügung. Behandlung nach den Lohnsteuerrichtlinien: Die Mahlzeit bei dem Arbeitnehmer wird mit dem amtlichen Sachbezugswert als Lohn angesetzt (derzeit 2,73 € für ein Mittag- oder Abendessen). Die Mahlzeit ist nicht als "Verpflegungsmehraufwand" (Reisekostenersatz) steuerfrei. Die Mahlzeit mindert nicht die Höhe der steuerfreien Verpflegungspauschale.

Lösung des Beispiels 1): Für das kostenlose Essen ist ein geldwerter Vorteil in Höhe des Sachbezugswerts für eine Mahlzeit in Höhe von 2,73 € zu erfassen. Der Arbeitnehmer kann den Verpflegungspauschbetrag von 6 € als Werbungskosten ungekürzt absetzen (Abwesenheitsdauer von mindestens 8, aber unter 14 Stunden). Der Werbungskostenabzug wirkt sich aber nur aus, soweit die Werbungskosten den Arbeitnehmerpauschbetrag von 920 € übersteigen.

Zahlt der Arbeitgeber zusätzlich noch einen Verpflegungszuschuss, ist dieser steuerfrei, soweit er die jeweilige Verpflegungspauschale nicht übersteigt. Diese Pauschale mindert sich entsprechend. Wenn der Wert der Mahlzeit 40 € (incl. MwSt) übersteigt, gilt dagegen Folgendes: Ihr gesamter Wert ist als lohnsteuerlicher Vorteil anzusetzen. Dieser mindert sich aber um die Höhe der jeweils in Betracht kommenden Verpflegungspauschale. Für einen evtl. verbleibenden lohnsteuerlichen Vorteil kann ggf. die monatliche 44 €-Freigrenze für bestimmte Sachbezüge in Anspruch genommen werden, soweit nicht durch andere Sachbezüge ausgeschöpft (= Behandlung wie nach Bundesfinanzhof, s.o.).

Beispiel 2): Wie Beispiel 1), jedoch beträgt der Wert der Mahlzeit 45 € (incl. MwSt).

Lösung: Die Mahlzeit ist mit ihrem tatsächlichen Wert (45 €) als geldwerter Vorteil zu erfassen. Dieser mindert sich um die steuerfreie Verpflegungspauschale von 6 €. Es verbleibt ein lohnsteuerlicher Vorteil von 39 €. Dieser ist lohnsteuerfrei, wenn die 44 €-Grenze für bestimmte Sachbezüge nicht überschritten ist, in dem betreffenden Monat also weitere Sachbezüge höchstens noch im Wert von 5 € gewährt werden.

Es hängt somit vom Einzelfall ab, ob die Handhabung nach dem Bundesfinanzhof oder nach den Lohnsteuerrichtlinien günstiger ist. Die Lösung gemäß Bundesfinanzhof ist insbesondere günstiger, wenn die 44 €-Freigrenze nicht überschritten wird.